Advisering door het team

In gedeelde besluitvorming met ouders en jeugdigen is professionele expertise van groot belang. Op basis van hun expertise geven professionals uitleg aan ouders en jeugdigen over de vraag of het probleem waar ze mee komen en over de mogelijkheden voor behandeling.

Subjectieve besluiten

Onderzoek laat zien dat de overwegingen en beslissingen van professionals beïnvloed worden door individuele afwegingen, persoonlijke voorkeuren (bijv. houding tegenover uithuisplaatsing) en andere persoonlijke kenmerken (bijv. stemming). Deze subjectiviteit lijkt niet eenvoudig op te lossen met richtlijnen of hulpmiddelen, al blijven deze wel belangrijk om te gebruiken.

Besluitvorming in een team

Daarom is het nodig dat professionals hun ideeën en gedachten toetsen in intercollegiaal overleg (binnen hun eigen organisatie, incl. overleg met de gedragswetenschapper) of multidisciplinair overleg (buiten hun eigen organisatie). Advisering vanuit een breder team van professionals kan het perspectief van een individuele professional verbreden, maar kan ook kwetsbaar zijn. In de wetenschappelijke vakliteratuur wordt meestal gesproken van teambesluitvorming in plaats van advisering. We zullen daarom van teambesluitvorming spreken in de bespreking van de literatuur, maar in de aanbevelingen benadrukken we de adviserende rol die het team heeft in het besluitvormingsproces met ouders en jeugdigen.

Valkuilen in teambesluitvorming

Met welke valkuilen kun je in teambesluitvorming te maken krijgen?

• De belangrijkste valkuil is ‘groepsdenken’. Groepsdenken is de neiging van een groep mensen om zich aan elkaar aan te passen en consensus te bereiken zonder kritisch te kijken naar alternatieve gezichtspunten.
• Een andere valkuil is polarisatie van de besluitvorming: ‘risky shift’. In een groep kan een beslissing steeds extremer worden, zowel steeds conservatiever of juist riskanter. De groepsleden nemen in de teambesluitvorming mogelijk een besluit dat ze individueel nooit hadden genomen.
• Een met de voorgaande valkuil samenhangende valkuil is dat groepen met z’n allen doen wat niemand wil. Dit kan ontstaan wanneer iemand een idee oppert, waar weinig tegenstand op komt. Dit kan gebeuren in teams die de sfeer graag goed willen houden met elkaar en teamleden elkaar niet de ruimte geven om een ander standpunt in te nemen.
• In de gezamenlijke verantwoordelijkheid van teams voor besluitvorming kan een situatie ontstaan waarin niemand zich meer verantwoordelijk voelt voor het genomen besluit.

Kwaliteiten van teambesluitvorming

Hoe kun je als individuele professional van teambesluitvorming profiteren?

Verschillende elementen kunnen bijdragen aan de kwaliteit van de besluitvorming in het team.

Interdisciplinariteit: Teambesluitvorming is bij voorkeur interdisciplinair (er is meer dan één beroepsgroep vertegenwoordigd), omdat dit het gesprek verbreedt en verdiept. Professionals met verschillende opleidingen en ervaringen brengen nieuwe kennis en inzichten in, wat de besluitvorming verrijkt.

Voorbereiding: Teambesluitvorming wordt beter als alle deelnemers goed voorbereid zijn op de bespreking, dat wil zeggen zich hebben kunnen inlezen op de casus en weten welk besluit genomen moet worden.

Structuur: Het is belangrijk om teambesluitvorming gestructureerd plaats te laten vinden, met een duidelijk kader (welk besluit moet genomen worden) en aandacht voor alternatieve verklaringen, en voors en tegens van verschillende opties. Ook is het bij de structurering van het teambesluitvormingsproces belangrijk om

onderscheid te maken tussen:

• de informatiefase: verheldering van de casus, waarbij teamleden de mogelijkheid hebben om verbredende en verdiepende vragen te stellen over de casus;
• de analysefase: de analyse van de casus, waarbij de teamleden met elkaar tot een samenhangend beeld van de casus komen;
• de adviesfase: de advisering over de casus, waarbij teamleden de inbrenger adviezen meegeven voor het vervolg.

Intuïtie en emoties: In de teambesluitvorming is het belangrijk om aandacht te hebben voor intuïtie en emoties van de professional als waardevolle informatiebron. Door geen aandacht aan emoties en intuïtie te besteden, kunnen besluiteloosheid en vertekeningen in de oordeelsvorming ontstaan.

Perspectief: Teambesluitvorming wordt beter door van perspectief te wisselen, bijvoorbeeld door het aanwijzen van een ‘advocaat van de duivel’ of door in de schoenen van de jeugdige, de ouders of andere direct betrokkenen te gaan staan. Door van perspectief te wisselen kan er meer creativiteit ontstaan in het denken over mogelijke oplossingen.

Monitoring en reflectie: Teambesluitvorming kan ook profiteren van reflectie op eerder genomen besluiten, bij voorkeur gevoed door systematische feedback over de gevolgen/uitkomsten (d.w.z. outcome-monitoring. Ouders, jeugdigen en professionals van organisaties waarmee samengewerkt wordt, kunnen input geven over korte- en langetermijnopbrengsten van ingezette hulp.

Leiderschap: Een goede voorzitter draagt bij aan een constructief proces in de teambesluitvorming. Een voorzitter helpt in randvoorwaardelijke zin om een goed teamklimaat te creëren en het besluitvormingsproces te structureren.

Klimaat in het team: Om tot goede teambesluitvorming te komen is het belangrijk dat er in een team een sfeer is gericht op leren. Daarvoor is nodig dat teams gezamenlijk informatie verwerken door inzichten te delen, voortbouwen op elkaars ideeen, constructief conflicten aan te gaan en gezamenlijk te reflecteren. Daardoor kunnen teams gedeelde ’mentale modellen’ ontwikkelen, dat wil zeggen gezamenlijke principes in de besluitvorming (bijv. in situatie A beslissen we altijd X, of met situatie B gaan we Y om). Daarnaast is vertrouwen nodig. Het gaat om verschillende vormen van vertrouwen: 1) vertrouwen in het kunnen van de anderen, zodat je daar (wederzijds) afhankelijk van durft te zijn; 2) vertrouwen dat je risico’s kunt nemen in het team (psychologische veiligheid), bijvoorbeeld het risico om het niet eens te zijn of een afwijkend standpunt in te nemen, zodat verschillende perspectieven goed belicht kunnen worden.

Specifieke aanbevelingen voor advisering door een gedragswetenschapper of team

De adviezen van een team (incl. gedragswetenschapper) aan de individuele professional geven input voor het gedeelde besluitvormingsproces met ouders en jeugdigen. Het team heeft een adviesrol; de daadwerkelijke besluiten worden genomen in gesprek met ouders en jeugdige. Conform het tuchtrecht zijn professionals individueel verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op hun eigen handelen. Daarom gelden de volgende aanbevelingen.

• Bespreek met ouders en jeugdigen wanneer je hun situatie in je team wil bespreken en om advies wilt vragen. Vraag zo nodig toestemming daarvoor.
• Zorg dat cruciale beslissingen minimaal met een gekwalificeerde gedragswetenschapper overwogen worden. Dat geldt in ieder geval voor beslissingen over (het verzoek tot) een ondertoezichtstelling of over een uithuisplaatsing, en voor gezinnen met meervoudige en complexe problemen.
• Stuur collega’s voorafgaand aan de teambespreking een korte casusbeschrijving met een duidelijke vraag, zodat iedereen zich kan voorbereiden (vraag bijvoorbeeld over morele afwegingen na te denken etc.).
• Stel een voorzitter aan die het gesprek structureert en zorgt dat iedereen bijdraagt aan het gesprek.
• Bespreek een casus gestructureerd, waarbij er een helder onderscheid gemaakt wordt tussen (1) verheldering van de casus, (2) analyse van de casus en (3) advisering over de casus.
• Belicht in het teamgesprek de casus vanuit verschillende perspectieven en besteed aandacht aan alternatieve verklaringen voor de situatie, en aan mogelijke voor- en nadelen van verschillende opties.
• Schenk aandacht aan de emoties en intuïtie van de jeugdprofessional die de casus onder zijn hoede heeft. (Wat roept de casus op en welke betekenis geeft de betrokken jeugdprofessional daaraan? Waar zit de spanning in de casus?)

Reflecteer op eerder gegeven adviezen, bij voorkeur gevoed door systematische feedback van verschillende betrokkenen (uitvoerend jeugdprofessional zelf, ouders, jeugdige, andere professionals).