Om de stabiliteit voor het pleegkind te bevorderen is het van wezenlijk belang dat ouders, pleegkind, pleegouders, belangrijke personen uit het netwerk en de professionals om hen heen (zoals een behandelaar of docent) goed samenwerken.
De ouders, het pleegkind (indien twaalf jaar en ouder), de pleegouders, de casemanager of jeugdbeschermer, de pleegzorgbegeleider en eventueel andere belangrijke betrokkenen vormen met elkaar het ‘zorgteam’. Bij aanvang van de plaatsing komt het zorgteam bij elkaar. Het doel daarvan is om met alle direct betrokkenen het doel en de duur van de plaatsing te bepalen en het eerste hulpverleningsplan op te stellen waarin de doelen en afspraken geformuleerd staan18. Voor de pleegzorgplaatsing maken zij afspraken over de hulp die noodzakelijk is voor de verzorging en de opvoeding van de jeugdige. Zowel de pleegzorgbegeleider als de jeugdbeschermer kan het zorgteam voorzitten, maar alle teamleden zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de gemaakte afspraken en het gemaakte plan. Tijdens het traject van de hulpverleningsvariant komt het zorgteam zeer regelmatig bijeen. Bij een pleegzorgplaatsing in het kader van de opvoedingsvariant gebeurt dit minder frequent. Het zorgteam komt in ieder geval samen bij de evaluatie of op verzoek van één van de betrokkenen.
Het is belangrijk dat de pleegzorgaanbieder, het wijkteam en de gecertificeerde instelling (regionale) samenwerkingsafspraken maken en vastleggen. In de landelijke handreiking Pleegzorg: een gezamenlijke zorg (Jeugdzorg Nederland, 2016) staan alle concrete activiteiten waarover de betrokken organisaties samenwerkingsafspraken moeten maken. Daarnaast worden in ieder individueel traject concrete afspraken gemaakt over wie waarvoor verantwoordelijk is en wat doet. Over het algemeen zijn de verantwoordelijkheden op deze manier verdeeld:
Ondersteuning en begeleiding van het pleeggezin en het kind is de verantwoordelijkheid van de pleegzorgbegeleider. De verantwoordelijkheid voor de dagelijkse begeleiding van het kind wordt gedelegeerd aan pleegouders; zij zijn (tijdelijk) de opvoeders en partners in de zorg.
Ondersteuning en begeleiding van de ouders en het kind is de verantwoordelijkheid van de jeugdbeschermer, tenzij hier andere afspraken over zijn gemaakt. De pleegzorgaanbieder en de gecertificeerde instelling kunnen afspreken dat de begeleiding van de ouders wordt uitgevoerd door de pleegzorgaanbieder.
Zowel de pleegzorgbegeleider als de jeugdbeschermer heeft de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat het kind veilig in het pleeggezin kan opgroeien. De verantwoordelijkheid voor het kind (ook de momenten dat hij bij zijn ouders is) ligt bij de jeugdbeschermer. De pleegzorgbegeleider is verantwoordelijk voor een veilig leefklimaat in het pleeggezin en voert daartoe de pleegzorgbegeleiding en periodieke evaluaties uit in het pleeggezin.
Naast de jeugdbeschermer en pleegzorgbegeleider kunnen er nog andere specialistische hulpverleners betrokken zijn bij het pleeggezin. Specialisten om ouders en pleegkind, pleegouders en het netwerk heen zijn gericht op het verminderen van specifieke problemen, om zo goed aan te sluiten bij de ontwikkelingskansen en mogelijkheden van het pleegkind. De pleegzorgbegeleider monitort of de ingezette hulp daadwerkelijk bijdraagt aan de ontwikkeling van het pleegkind of aan het verbeteren van de balans tussen draagkracht en draaglast van (pleeg)ouders.
De pleegzorgbegeleider, de professional uit het wijkteam (in vrijwillig kader) en de jeugdbeschermer (in gedwongen kader) hebben ieder altijd de professionele verantwoordelijkheid om te signaleren of de ouders en kinderen de juiste ondersteuning en begeleiding krijgen en zo nodig elkaar hierover te bevragen en op aan te spreken. Zorg dat er in de toetsing altijd de vraag wordt gesteld of er voldoende relevante betrokkenen en deskundigen zijn geraadpleegd (denk bijvoorbeeld aan een gedragswetenschapper én uiteraard de ouders en kinderen zelf).
Uitgangspunten voor goede samenwerking in pleegzorg zijn:
er is wederzijds respect voor de visie, uitgangspunten, doelen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van professionals;
professionals beoordelen de samenwerking vanuit de vraag hoe pleegkind, ouders en pleegouders daarvan kunnen profiteren;
professionals gedragen zich in de samenwerking betrouwbaar, integer en betrokken;
professionals streven in de samenwerking naar open communicatie. Dat wil zeggen dat ze elkaar aanspreken in positieve en negatieve zin;
professionals gaan ervan uit dat samenwerking vooral mensenwerk is en investeren in goede persoonlijke verhoudingen;
professionals hebben begrip voor (onverwachte) omstandigheden die invloed hebben op de gemaakte afspraken en denken mee in oplossingen van mogelijke knelpunten;
professionals evalueren de samenwerking periodiek in het licht van de beoogde resultaten.
Praktijkexperts geven verschillende tips die kunnen bijdragen aan een goede samenwerking. Allereerst is het belangrijk om als team samen te werken aan één plan. Dit begint met een startgesprek met het zorgteam om een gezamenlijke visie te delen en het plan vast te stellen. Het is belangrijk dat dit plan wordt uitgevoerd zoals afgesproken, ook als er een wisseling van professionals is. Als de afspraken in het plan niet helder zijn, is het belangrijk om niet af te wachten, maar juist contact met elkaar op te nemen. Alle betrokkenen moeten hun eigen verantwoordelijkheid kennen en nemen en daar op aangesproken mogen worden. Open communicatie wordt ook genoemd als voorwaarde voor samenwerking: transparant zijn, naar elkaar luisteren, beslissingen met elkaar overleggen, iedereen informeren (bijvoorbeeld in mailcontact). Wat ook kan bijdragen aan een goede samenwerking is elkaar kennen (dagje meelopen, gezamenlijke themasessies) en positiviteit (aandacht voor wat de ander goed doet, complimenten geven, voor ogen houden dat je allemaal voor hetzelfde doel werkt en niet roddelen en/of klagen).
Als er een ‘klik’ is tussen de pleegzorgbegeleider en de jeugdbeschermer staan zij model voor de samenwerking en het oplossen van conflicten tussen ouders en pleegouders. Voorkom daarom strijd tussen de pleegzorgaanbieder en de plaatser. Dat is alleen makkelijker gezegd dan gedaan, want in de praktijk zorgt de samenwerking tussen jeugdbeschermer en pleegzorgbegeleider vaak voor problemen. Er kan sprake zijn van een parallelproces: zowel van problemen tussen ouders en pleegouders als tussen jeugdbeschermer en pleegzorgbegeleider.
Het juridische kader waarbinnen wordt gewerkt heeft veel invloed op de samenwerking tussen alle betrokkenen. Het bepaalt of zij bereid zijn mee te werken en/of te investeren in de samenwerking. Nieuwe beschikkingen van een kinderrechter doorkruisen soms de samenwerkingsmodus, waardoor deze weer moet worden hersteld. In dat geval is het belangrijk om direct opnieuw met het zorgteam om de tafel te gaan zitten. Praktijkexperts benadrukken dat ook de jeugdbeschermer in zijn werk goed op de hoogte moet zijn van het belang en de mening van het pleegkind en de pleegouder.