Om te bepalen wie extra ondersteuning nodig heeft, is het van belang dat achterstanden of vertraging in de (voorlopers van) lees- en/of spellingontwikkeling, in vergelijking met de normgroep, worden opgemerkt. Het gaat om problemen die niet te verklaren zijn vanuit het onderwijsaanbod. Dus als een opvallend groot percentage van de leerlingen onvoldoende profiteert van de instructie in groepsverband moet kritisch worden gekeken naar de kwaliteit van het lees- en spellingonderwijs in groepsverband (ondersteuningsniveau 1). Het onderwijsaanbod op ondersteuningsniveau 1 moet aansluiten bij de ondersteuningsbehoeften van het merendeel van de leerlingen.
Bij signalering gaat het nog niet om het vaststellen van dyslexie, maar om het signaleren van kenmerken in de lees- en/of spellingontwikkeling die wijzen op een achterstand of hiaten in de te volgen leerlijn. De signalering heeft als doel eventuele problemen vroegtijdig te signaleren en daar het onderwijsaanbod door intensivering op ondersteuningsniveau 2 en eventueel ook 3 op aan te passen. Het onderwijs heeft een essentiële taak in het signaleren door de ontwikkeling te monitoren. Enerzijds kan binnen de school een algemene of brede screening plaatsvinden, waarbij de ontwikkeling van alle jeugdigen gemonitord wordt om eventuele lees- en/of spellingproblemen te signaleren. Anderzijds kunnen bij lees- en/of spellingzwakke jeugdigen aanvullende toetsen worden afgenomen om eventuele problemen in de lees- en spellingontwikkeling gedetailleerder te kunnen vaststellen en het onderwijsaanbod af te stemmen op de individuele jeugdigenbehoeften. Het is van belang om problemen met (voorbereidende) lees- en/of spellingvaardigheden in het basisonderwijs tijdig te signaleren en vroeg te starten met extra instructie en oefening om toenemende achterstand te voorkomen. Dat begint al in groep 2 en zet zich voort in groep 3 en verder.
Het signaleringsproces kent een aantal stappen:
In de eerste stap wordt een achterstand in lezen en/of spellen door screening opgemerkt. Zo’n achterstand wordt zichtbaar door gebruik te maken van een leerlingvolgsysteem. De gegevens worden gebruikt om het onderwijsaanbod te bepalen. In de tweede stap worden de effecten van het (aangepaste) onderwijsaanbod gemonitord. Afhankelijk van de ernst van de achterstand wordt bepaald welk onderwijsaanbod de jeugdige nodig heeft en of intensivering van dat aanbod nodig is. Indien een jeugdige ondanks de intensivering van het onderwijs en de geboden hulp binnen de school geen of nauwelijks vooruitgang boekt en dus beperkte instructiegevoeligheid laat zien, kan het vermoeden van dyslexie rijzen waarna vervolgstappen voor aanvullende ondersteuning genomen kunnen worden.
Er zijn verschillende observatie- en toetsinstrumenten beschikbaar om lees- en/of spellingproblemen te screenen in verschillende onderwijs- en ontwikkelingsfasen, op diverse leeftijden. Voor het basisonderwijs zijn er andere toetsen beschikbaar dan voor het voortgezet onderwijs, middelbaar (beroeps)onderwijs en hoger onderwijs. Afhankelijk van de lees- en spellingontwikkelingsfase zijn er toetsen beschikbaar om verschillende vaardigheden in kaart te brengen. In de beginfase zijn er voor het onderwijs bijvoorbeeld toetsen om het fonologisch bewustzijn en de letterkennis in kaart te brengen, maar in een latere ontwikkelfase neemt de relevantie van deze toetsen af. De nadruk komt dan te liggen op het meten van de leesvaardigheid op woord- en tekstniveau, waarbij er aandacht aan accuratesse en leestempo wordt besteed.
Over het algemeen geldt dat steeds goed moet worden afgewogen wat er gemeten wordt, waarom, hoe en met welke toets dit het best bereikt kan worden, kijkend naar de jeugdige en het leesniveau. Ook kan het zinvol zijn om de technische leesvaardigheid van een jeugdige af te zetten tegen bredere taalvaardigheden (o.a. leesbegrip en woordenschat) om een beeld te krijgen van de samenhang tussen de vaardigheden en de belemmerende dan wel beschermende werking die ervan uitgaat.
Bij toetsen moet onderscheid gemaakt worden tussen methodegebonden en (genormeerde) methodeonafhankelijke toetsen. Het doel van de toetsen is verschillend. Met methodegebonden toetsen kan worden bepaald of de jeugdige de stof die in de lessen is aangeboden voldoende beheerst en of er tussentijds vorderingen worden gemaakt. Met methodeonafhankelijke toetsen kan worden nagegaan hoe een jeugdige presteert ten opzichte van de landelijke normgroep en of er sprake is van een achterstand in vergelijking met wat er van deze jeugdige op dat moment in de onderwijsfase verwacht kan worden. De periodes voor de afname van methodeonafhankelijke toetsen liggen vast om de vergelijking met een normgroep te kunnen maken.
Bij de keuze voor een toets spelen dus verschillende overwegingen een rol:
De toetsscores bieden dikwijls geen informatie over het aanpakgedrag, de gebruikte strategieën en de motivatie. Observaties tijdens de toetsafname, maar ook tijdens dagelijkse lessituaties, kunnen waardevolle informatie geven over de lees- en/of spellingvaardigheid van jeugdigen. Ook een (leer)gesprek met de jeugdige, waarin wordt gevraagd naar de aanpak en de strategieën die hij gebruikt, kan helpen te bepalen welk onderwijsaanbod nodig is.
Een running record is een werkwijze om systematische observatie van het lees- en spellinggedrag te noteren. Door systematische observatie krijgt de leraar zicht op de lees- en schrijfprocessen van een jeugdige en de ontwikkeling daarvan over tijd. Duidelijk wordt zo welke fouten een jeugdige maakt, wat de patronen daarin zijn, welke lees-/spellingstrategieën hij gebruikt, in welke mate zelfcorrectie wordt toegepast en hoe de lees-/spellingvaardigheid zich over tijd ontwikkelt. Bij de afname van bijvoorbeeld een leestoets of tijdens het lezen van een tekst kan op een kopie genoteerd worden wat en hoe de jeugdige leest. De fouten kunnen letterlijk worden uitgeschreven. Bovendien kan worden aangegeven welke woorden de jeugdige spellend dan wel radend leest, welke woorden hij uit zichzelf corrigeert en welke woorden hij heeft toegevoegd of weggelaten. Van spellingtaken kan ook een analyse worden gemaakt bijvoorbeeld door te noteren of de jeugdige luisterfouten, regelfouten of inprentingsfouten laat zien. Tijdens de afname van een dictee of een vrije schrijfopdracht kan gelet worden op het tempo waarin de jeugdige schrijft om te bepalen in hoeverre spelling geautomatiseerd is. Het uitspreken van woorden en klanken tijdens het schrijven vertraagt het schrijven en wijst ook op weinig automatisering. Als een jeugdige snel schrijft maar veel fouten maakt, hanteert de jeugdige geen goede strategie en laat hij geen spellingbewustzijn zien. Een jeugdige die veel fouten maakt maar ze corrigeert, maakt mogelijk gebruik van een woordbeeldstrategie in plaats van aangeleerde regels. Ook kan het zijn dat de jeugdige moeite heeft om tijdens het schrijven de opbouw en inhoud van de zin te onthouden en gelijktijdig de aandacht op spelling te richten.
Om lees- en/of spellingproblemen zo vroeg mogelijk op te sporen, is het van belang dat het woordlees- en spellingniveau van alle jeugdigen vanaf groep 3 regelmatig wordt gemonitord. En zeker ook na de eerste groepen moet de lees- en spellingontwikkeling worden gevolgd omdat de lees- en spellingvaardigheid dan nog niet volledig stabiel lijkt te zijn. Jeugdigen kunnen ook pas later, na de lagere groepen, achterstand laten zien. Door regelmatig te monitoren kan worden gesignaleerd welke jeugdigen op enig moment in de schoolloopbaan extra ondersteuning nodig hebben.
Het monitoren van de lees- en spellingontwikkeling kan aan de hand van toetsen en observaties. Bij zwakke lezers is het van belang niet alleen naar de totaalscores van toetsen te kijken, maar de resultaten in meer detail te analyseren en het lees- en spellinggedrag te observeren. Op die manier kan worden bepaald of een jeugdige met specifieke letters, lettercombinaties of woordlengtes moeite ervaart en welke leesstrategieën de jeugdige toepast. Een vergelijking tussen het lezen van losse woorden en het lezen van tekst geeft informatie over eventuele compenserende strategieën waarbij de jeugdige de context gebruikt om woorden te raden. In latere onderwijsfasen is van belang te kijken in hoeverre het leesprobleem het leesbegrip belemmert en hoe de jeugdige hierbij ondersteund kan worden door passende interventies.
Bij zwakke lezers wordt door voortdurende monitoring vinger aan de pols gehouden. Zo kan bepaald worden of er ondersteuning geboden moet worden, welke dat dan moet zijn en of de ondersteuning het gewenste effect heeft gehad. Op basis van toets- en observatiegegevens kan de ondersteuning vormgegeven worden. Toetsresultaten, (aanvullende) observaties en een beschrijving van de geboden hulp moeten goed gedocumenteerd worden om de doorgaande lijn in gehele onderwijsloopbaan en begeleiding en een systematische dossiervorming te waarborgen. Dit draagt bovendien bij aan een warme overdracht op het moment dat jeugdigen de overstap naar het voortgezet onderwijs maken.
Om lees- en/of spellingproblemen te signaleren is het van belang de ontwikkeling te volgen aan de hand van toetsen en observaties. Op deze manier kunnen achterstanden worden vastgesteld. Door de ontwikkeling regelmatig te monitoren is tijdige signalering mogelijk en kan het effect van instructie, de instructiegevoeligheid en ondersteuning worden bepaald. Indien nodig kan de ondersteuning worden aangepast.